多くの企業で行われる「Excel（エクセル）による台帳管理」 課題や効率化のヒントとは？

台帳管理とは 台帳とは何か 「台帳」とは、企業における取引を記録した帳簿、あるいは基礎的な事実を記録するためのデータベースのことを指します。たとえば、取引の中の売上を集計、記録したものが「売上台帳」であり、また、顧客管理のための基礎となる属性情報や購買履歴などを記録したものは「顧客台帳」と呼ばれます。 台帳管理とは何か そして、ITを利用して帳簿を管理することを総称して「台帳管理」といいます。この台帳管理を支援するツールが台帳管理システムです。 たとえば、ビジネスマンに利用率が高い業務ソフトとして、表計算ソフトの「Microsoft Excel」があります。表計算ソフトながら機能が豊富で、業種や企業規模を問わず誰でも簡単に使える手軽さから、帳票作成や台帳管理、プロセス管理など、その活用方法は多岐にわたります。Excelは、多くの企業で台帳管理ソフトとしても活用されているのです。 Excelによる台帳管理のメリット Excelを活用した台帳管理のメリットは次のとおりです。 導入のしやすさ ご存知のとおり、Microsoft Officeは多くの企業で広く使われているため、Excelはビジネスマンにとって使い慣れた業務ソフトということが言えます。そのため、誰でも容易に、追加費用なしで台帳管理を開始することができます。 習熟のしやすさ 多くのビジネスマンにとって使い慣れているため、習熟のためのコストを低減することができます。また、操作方法についての情報も豊富で、作業者が自分で調べて習熟していくことができるのもメリットといえます。 業務内容にあった処理、分析が可能 マクロや関数・数式を使いこなすことにより、分析やレポートなどの複雑な処理を組み込むこともできます。台帳管理だけでなく、業務内容に応じた処理や分析を拡張することも追加費用なしにできます。 Excelが得意な領域 表計算ソフトとしてのExcelの強み、得意分野は次のような業務です。 帳票作成 データの集計や分析 グラフや表によるレポート作成 入力フォームの作成 統計分析 Excelによる台帳管理の問題点 一方で、Excelはその特性上、大容量データを扱うことや複数人で同時に管理するような業務には不向きです。また、後述するExcelによる台帳管理の問題点にもあるとおり、関数などが作り込まれたExce
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